טיפים בהגשת העסק למכרז

מיהם הגופים הציבוריים?

גופים ציבוריים, הינם משרדי ממשלה ומוסדות מדינה אחרים, רשויות מקומיות וגופים נוספים הממלאים תפקידים ציבוריים על פי דין.

איפה מוצאים מכרזים?

דגשים וטיפים לתהליך הגשת העסק למכרז

​1. פרסום מכרזים: פרסום המכרזים יכול להתבצע במספר דרכים, לרבות: עיתונות, אתר אינטרנט, מייל או פניה לספקים הרשומים במאגר הספקים.

בשלב זה יש לקרוא את מסמכי המכרז ולבצע בדיקת היתכנות ראשונית האם המכרז רלוונטי עבורך: האם אתה עומד בתנאי הסף? מהם היקפי הביצוע הנדרשים? כמו כן, יש צורך בביצוע הערכה ראשונית של התחרות בשוק ובביצוע הערכה מה יידרש כדי להתמודד במכרז. לאחר מכן, עלייך לקבל החלטה האם לגשת למכרז (Go/No Go).

2. סיור ספקים/מציעים: מוציא המכרז עשוי לקיים סיור ספקים, לעיתים הסיור הינו חובה ולעיתים רשות. מומלץ להשתתף בסיור גם כאשר הוא רשות מהטעמים הבאים:

• "טוב מראה עיניים" - הסיור מחדד את דרישות המכרז, הסיכונים וההזדמנויות.
• הזדמנות להיפגש פנים מול פנים עם מוציא המכרז, להציג את עצמכם ולהשאיר רושם טוב.
• איסוף מודיעין עסקי - חשיפה למתחרים המתמודדים במכרז.
  
  
• טיפ! אל תתביישו לשאול! השאלות שלכם יכולות להוביל לעדכון מסמכי המכרז באופן שיטיב עמכם.
  

3. שלב שאלות ותשובות: שלב זה נועד לברר סוגיות שאינן ברורות לכם ולהעיר על נקודות כשל שזיהיתם. השאלות והתשובות מתפרסמות בצורה מרוכזת ופומבית. חשוב לקרוא לעומק הן את השאלות שמוצגות והן את התשובות שניתנות, ייתכן והן מאירות נקודות חשובות שלא לקחתם בחשבון.

4. הגשת הצעות: הגענו לרגע האמת, כתיבת מענה למכרז. זיכרו: מכרז נועד מחד, להבטיח שוויון, שקיפות והגינות בין המציעים ומאידך להגן על האינטרס העסקי של מוציא המכרז באמצעות עידוד תחרות. לכן, עליכם לוודא שמילאתם אחר כל הוראות המכרז באופן מלא ומדויק ושתמחרתם את ההצעה באופן תחרותי.

• שים לב! יש להגיש את המסמכים בזמן! גם איחור של דקה יכול לפסול את ההצעה.
  

• שים לב!  תמחור המכרז הוא לב העניין. אתם רוצים לזכות אך גם להרוויח כסף. לכן הצעתכם צריכה לקחת בחשבון את כל העלויות הצפויות, לרבות:
• כוח אדם
• עלויות מימון
• רכישת מסמכי המכרז
• ביטוח
• העמדת ערבויות (השתתפות ו/או ביצוע)
• ציוד וחומרים
• כל הוצאה נוספת
  

• טיפ! במכרז "דינאמי" קיבעו לעצמכם מחיר מינימום מראש. אחרת אתם עלולים להיגרר למחיר הפסדי עבורכם.
• טיפ! בחלק זה בתהליך, אין מקום ל"הגדלת ראש" כל חריגה מהוראות המכרז יכולה לפסול את הצעתך!
• טיפ! מומלץ לאסוף מודיעין עסקי על הספקים הפוטנציאליים וללמוד ממכרזים דומים שנעשו בעבר.
  

• הידעת? בשלב הגשת ההצעות, עורך המכרז יכול לפנות לספק להבהרות והשלמת פרטים חסרים לאחר פתיחת המסמכים.
  

5. פרסום ההצעה הנבחרת: החלטה על ספק זוכה.

במידה וזכית - ברכותינו! כל הכבוד! עכשיו עלייך להיערך בצורה מיטבית למימוש המכרז.

במידה ולא זכית - יש עוד מה לעשות, ניתן לפעול בדרכים הבאות:

עיון בהצעה הזוכה ובחירת דרך פעולה:

• ערעור במידה ואתם סבורים שיש פגם בבחירת ההצעה הזוכה. ניתן לערער על התוצאות בתוך פרק זמן סביר (כ 14- יום).
• הפקת לקחים והכנה למכרז הבא.
• ניתן לפנות לזוכה כדי ליצור שיתופי פעולה.
  

• טיפ! ברגע שזכיתם אתם מחויבים למכרז ולכן מומלץ לא לגשת בכל מחיר או במחיר הפסד.