כאשר בעלי עסקים נשאלים מה מטרת הדו"ח השנתי, התשובה מגיעה מהר ובביטחון - הדו"ח מיועד למס הכנסה. זו טעות - הדו"ח מיועד לכם בעלי העסק, וגם לבסוף לשלטונות, אבל קודם לכל לכם. הדו"ח מהווה למעשה צילום של מצבכם העדכני, הרווחתם? הפסדתם? מצבת ההלוואות שלכם השתנתה? המכירות גדלו או קטנו בין השנים? הרווחיות השתנתה? יתרת לקוחות עלתה?
לכן אם, למשל, אתם מגישים דו"ח שנתי בסמוך לתום השנה הבאה, פספסתם ובגדול. נכון שהמייצג שלכם אצל שלטונות המס אמר שיש לו ארכה להגיש את הדו"ח, אז מה?! מכם הוא לא יקבל אורכה, אתם רוצים את הדו"ח מהר ככל האפשר, ואז לאחר שקראתם והטמעתם, אתם מגיעים אל רואה החשבון לחתימה על הדו"ח. זאת עומדת להיות ישיבה ארוכה ככל שיידרש. רואה החשבון הוא היועץ העסקי שלכם, הוא עוד ראש, שותף לחשיבה ולניהול העסק ופיתוחו העתידי.
הכנת חומר בצורה שוטפת למי שמנהל את חשבונותיכם
בעלי עסקים רבים נוהגים לזרוק מסמכים וחשבונות בשקית (שקית הפלא?), ולהגיד לעצמם ולאחרים – "זה למנהל חשבונות/רואה חשבונות". זו דרך שגויה. לפני שמעבירים את הנייר יש ללמוד אותו ולהכיר במה מדובר, אם לא מבינים, יש להתייעץ. אין לזרוק בעיות הלאה, הם לא תיפתרנה בשום מקום אחר, בתוך אותה שקית נמצאים דפי בנק עם חיובי ריבית שעליכם לבדוק מול הבנק, וחשבוניות ספקים (בדקתם שהסחורה התקבלה? המחיר נכון?) שקית הפלא היא סתם שקית ניר שלא פותרת בעיות.
תדירות הפגישות עם מי שמנהל את חשבונותיכם
מידי חודש תערך פגישת עבודה שוטפת עם רואה החשבון של העסק. ביטול של הפגישה לא בא בחשבון, אתם הלקוח הכי חשוב. לפני הפגישה יש לדאוג לקבלת דו"חות כספים מעודכנים עד לאותו יום. הרווח הנוסף מכך יהיה שבכך תקיימו אילוץ על עדכון חשבונותיכם במהירות ולא תחכו לכל מיני מועדים סתמיים שתואמים את לוח הזמנים של מנהל החשבונות שלכם. לאחר קבלת הדו"ח ולפני קיום הפגישה יש להכין נייר אשר יהווה בסיס לסדר היום. תוספות על הסעיפים בפגישה עצמה אפשריות בזמן הפגישה, אך שימו לב שכל נקודה שהכנתם תעלה לדיון.
מה יעלה לדיון בפגישה
בפגישה נבקש עדכוני חקיקה בכלל ובנושאי עבודה, מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי, האם יש שינוי בדיני עבודה למשל, וכו'. נדגום מעת לעת נושא אחד שמתנהל במערכת הנהלת החשבונות, ובבקשה לא להתמקד רק בהוצאות, נכון יהיה לעבור על כרטיסי חייבים וזכאים ולראות את גילם של היתרות, האם אנחנו מאחרים בתשלום לספקים? האם לקוחות מפגרים בתשלום ? מה נכון יהיה לעשות?
מלאי
אחת הפגישות עם רואה החשבון תבחן את נושא המלאי (גם ספירת המלאי היא לא למס הכנסה, אלא קודם כל עבורכם). מעבר על פריטים וסיווג מלאי איטי או מת לפי מידת תנועתם, לעניין זה מומלץ מאוד לעבור לספירה רוטציונית/מתמדת שמשמעה מידי יום דוגמים מספר פריטים אותם סופרים ובודקים מול הכמות שמופיעה במחשב, הדבר יכול לחסוך לנו את השבתת העסק לצורכי ספירה בסוף שנה, כמו כן יגביר את אמינות המלאי בצורה שוטפת.
ניתוח דו"חות כספים
מאוד נכון יהיה לבצע עם רואה החשבון השוואת דו"חות לשנים קודמות, ולחודשים קודמים באותה שנה. כמו כן השוואה לעסקים דומים בענף על מנת שנוכל לשפוט את איכות הביצועים של העסק שלנו.
מעגלים חברתיים
יצירת קשר עם לקוחות אחרים של רואה החשבון לשם הצעת שרותיכם הטובים. רואה החשבון יוכל להמליץ עליכם ובאותה מידה ימליץ על לקוחות אחרים שלו בפניכם.
נושאים מיוחדים שיעלו בפגישה
התייעצות כלכלית במקרה של כניסה לפרויקטים חדשים, התייעצות במקרה של הוצאות חריגות, התייעצות לפני השקעות גדולות, כמו במקרה של החלפת רכבים – בחינת החלופות - מימון עצמי, חיצוני, ליסינג וכו'.
בניה משותפת עם רואה החשבון של תחזית תזרים מזומנים, שינוהל בפועל על ידיכם, ויתאים לאופי הפעילות שלכם.
נשאל ונתייעץ איזה דברים חכמים ראה ונתקל בשטחים אחרים, בעסקים אחרים, וניתן לאמץ גם לעסק שלנו.
סיכום
כל מה שהזכרנו לעיל יבוצע בשינויים המתחייבים מול רואה החשבון, יועץ המס, מנהל החשבונות, סוכן הביטוח, וכל מי שנמצא איתנו בקשרי עבודה שוטפים. נזכור תמיד, כל אלו שהוזכרו לעיל יהיו שותפים נאמנים להצלחתכם, ואני סמוך ובטוח שהם הם יתרמו בחפץ לב להצלחתכם במידה ותבקשו.
מאמר מאת: משה הדס, רואה חשבון, יועץ עסקי ופיננסי. מרצה במאגר המומחים של הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים.